top of page

projektipäällikön mietteitä hankintaprosessin pyörteistä

Tuomas Karjalainen

Kaikki projekteissa työskentelevät asiantuntijat törmäävät yleensä jossain vaiheessa hankintoihin. Harvoin on projektia, jossa ei jonkinlaisia hankintoja tehdä. Hankinnan koosta ja kunkin asiantuntijan toimintavaltuuksista organisaatiossa riippuu sitten se, kuka hankinnat viime kädessä suunnittelee ja toteuttaa. Itse olen Mehtimäen testausasemaan liittyvien viihtynyt hankintojen parissa koko kuluneen kevään ajan, joten ajattelin jakaa muutamia mietteitä ja ehkä vinkkejäkin muille projekteissa työskenteleville.


Mehtimäen hyvinvoinnin ja liikunnan testausasema -investointihankkeella varustetaan Joensuu Areenalle rakentuvaa testausasemaa sekä liikkuvia testauspalveluja koko Pohjois-Karjalan alueelle. Investointihanketta toteuttaa Karelia-ammattikorkeakoulu ja Itä-Suomen yliopisto. Investointihankkeen budjetti on 964 758 €, josta Euroopan oikeudenmukaisen siirtymän rahaston (JTF) osuus 675 330 €. Kyseessä on näin ollen varsin mittavasta panostuksesta liikunta- ja hyvinvointipalveluihin tällä alueella.


Keskityn tässä kirjoituksessa kuvaamaan omia kokemuksiani hankintojen toteuttamisesta. Tässä vaiheessa onkin syytä muistuttaa lukijaa, että hankintaprosessien käytännön toteuttamisessa voi olla joitakin eroja organisaatioiden kesken, vaikka kaikilla taustalla onkin laki julkisista hankinnoista https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161397. Se velvoittaa julkisia hankintayksiköitä kilpailuttamaan hankinnat tiettyjen säädösten mukaan. Organisaatiot kuitenkin usein tarkentavat hankintaprossien käytännön toteuttamista vielä omilla sisäisillä ohjeillaan. Siksi kannattaa perehtyä huolellisesti aina oman organisaation ohjeisiin ennen kuin lähtee hankintaprosessien pyörteisiin vietäväksi. Lisäksi esimerkiksi Karelia-amk noudattaa myös Pohjois-Karjalan hankintatoimen hankintaohjeita silloin, kun hankintoja toteutetaan yhteistyössä heidän kanssaan. Ja koska kyseessä Euroopan unionin osarahoittama investointihanke, noudatamme tietysti myös rahoittajan antamia ohjeita.



Kevään aikana investointihankeen kautta hankittu siirrettävä ajanottolaitteisto Freelap.


Hankinnan suunnittelusta sopimuksen tekoon


Mehtimäki-investointihankkeen hankintaprosessien ajallinen kaari on pitkä, jos huomioidaan jo tämän hankkeen valmisteluvaiheessa tehty kuukausien esiselvitystyö, jossa on laajalti kuultu asiantuntijoita ja sidosryhmiä. Alusta alkaen tahtotila on ollut, että testausasema palvelee eri kohderyhmiä – huippu-urheilijoista kuntoliikkujiin sekä erityisryhmiin, mikä tietyllä tavalla nostaa hankintojen haastekerrointa. Varsinainen määrittelytyö hankintojen toteuttamiseksi investointihankkeessa käynnistyi loppuvuodesta 2023 ja se jatkui tiiviinä kevään 2024 ajan. Hankintojen suunnittelua ja toteuttamista varten muodostettiin projektiasiantuntijoista ja -päälliköistä koostuva tiimi, johon kutsuttiin mukaan myös Pohjois-Karjalan hankintatoimen asiantuntija.


Hankintatiimin voimin on kevään aikana tarkennettu mittaus- ja testauslaitteiden määrittelyjä ja testausaseman kohderyhmän tarpeita sekä tutustuttu eri laitteisiin joko netistä löytyvien tietojen pohjalta, asiantuntijaverkostojen kautta tai esimerkiksi piipahtamalla paikan päällä vastaavissa referenssikohteissa. Tämän välttämättömän pohjatyön jälkeen yhteistyössä hankintatoimen asiantuntijan kanssa valmisteltiin varsinaiset tarjouspyyntödokumentit, jotka julkaistiin Pohjois-Karjalan pienhankintapalvelussa (Cloudia). Voimassa olevat tarjouspyynnöt löytyvät tästä linkistä: https://pienhankintapalvelu.fi/pohjoiskarjala/HankintaYksikonPienHankinnat/PienHankintaLista.

Kilpailutuksen päätyttyä hankintatiimi toteutti tarjousten vertailut, minkä jälkeen hankinnasta tehtiin virallinen päätös, josta tiedotettiin tarjouksen jättäneitä yrityksiä. Valitusajan päättymisen jälkeen tehtiin sopimus kilpailutuksessa valitun toimittajan kanssa. Vasta tämän jälkeen oli mahdollista päästä tuotteen tilausvaiheeseen.


Nopeallakin laskuopilla on selvää, että huolellisesti toteutettu hankintaprosessi voi kestää helposti pari kuukautta, jos huomioidaan aika esimerkiksi määrittelyjen tekovaiheesta sopimuksen allekirjoittamiseen. Lisäviikoista ja jopa kuukausista puhutaan, jos huomioidaan mahdollinen laajempi esiselvitystyö tai esimerkiksi pidemmät toimitusajat. Toki toisinaan prosessi voi olla hyvinkin nopea, jos puhutaan vaikkapa muutamien kymppien hankinnasta suoraan verkkokaupasta.


Kevään aikana Mehtimäki-hankkeessa saatiin toteutettua yhteensä neljä isompaa kilpailutusprosessia. Lisäksi tehtiin yksittäisiä pienempiä laitehankintoja, joiden markkinahintakartoitus toteutettiin Karelian hankintaohjeiden mukaisesti vähintään kolmelta toimittajalta esimerkiksi nettisivulta löytyvien tietojen tai sähköpostitiedustelujen pohjalta. Joitakin hankintoja tehtiin luonnollisesti myös Karelia-amk:n voimassa olevien puitesopimusten kautta.


EnodePro on yksi kevään 2024 toteutetuista laitehankinnoista.



Hankintojen sudenkuopat


Itse olen melko tuore hankintaprosessien toteuttaja, sillä olen tehnyt mielestäni ”oikeita” hankintoja ensimmäisen kerran vasta aloittaessani projektipäällikkönä Karelia-amk:ssa kolmisen vuotta sitten. Toki olin tehnyt yksittäisiä hankintoja edellisissä projekteissa esim. puitesopimusten kautta ja olin osallistunut mm. tietojärjestelmähankintojen määrittelyihin, mutta en ollut koskaan suunnitellut ja toteuttanut hankintaprosessia alusta loppuun saakka itsenäisesti. Huomasin pian, että untuvikkona ei kannata lähteä liikkeelle yksin. Onneksi meillä Karelia-amk:ssa ovat erinomaiset hankintaohjeet ja kattava apu tukipalveluista. Pelkkiä ohjeita lukemalla harva nimittäin hankintojen asiantuntijaksi taipuu.


Yksi sudenkuoppa onkin siinä, jos hankintoja lähtee toteuttamaan huolettomasti niin luultavasti ongelmat löytyvät myöhemmin edestä. Jos määrittelytyötä ei tehdä tarkasti, tuttu sanonta todennäköisesti toteutuu: sitä saa, mitä tilaa. Kannattaa huolellisesti kartoittaa hankinnan taustalla olevat tarpeet, jotta tilaajana saa sitä, mitä haluaakin. Jos et tiedä riittävän tarkkaan, mitä olet hankkimassa, palaa prosessissa takaisin päin. Selvitä lisää kohderyhmän tarpeita, hyödynnä substanssiasiantuntijoita ja kysele käyttökokemuksia verkostoiltasi tai referenssikohteista. Kun tarpeet ovat kirkkaana mielessä, tarjouspyynnön laatiminen on sen jälkeen helpompaa. Uskoisin, että huolellisesti valmisteltu tarjouspyyntö helpottaa myös siellä toisella puolella, jossa toimittajat pohtivat vastaako oma tuote tai palvelu tilaajan tarpeita.


Omien kokemusten pohjalta sanoisin, että tilaajan täytyy myös osata priorisoida tarpeet. Tarjouspyynnöstä ei kannata tehdä ”toiveiden tynnyriä”, jotta tarjouksia on ylipäänsä mahdollista edes saada. Tämä on ehkä toistoa, mutta tilaajan täytyy tuntea tuote tai palvelu, jota on hakemassa, jotta ei määrittele liian tiukkoja tai epärealistisia vaatimuksia vaikkapa suhteessa markkinahintaan. Siksi väitän, että potentiaalinen sudenkuoppa on myös aikataulut. Jos hankintaprosessiin ei varaa tarpeeksi aikaa nimenomaan alkuvaiheessa, tarjouspyyntö saattaa jäädä vaillinaiseksi tai epäloogiseksi, mikä tulee esiin viimeistään tarjousten vertailuvaiheessa. Inhimillisiäkin virheitä voi sattua niin tilaajalle kuin toimittajille. Joskus kilpailutus täytyykin keskeyttää ja käynnistää uudelleen. Näin ollen hankintaprosessin pituus ja niihin kuluva työaika kannattaa aina mieluummin yliarvioida, eikä laskea hankintaa toteutuneeksi ennen kuin tuote todellisuudessa on paikan päälle toimitettu.

 

Hankintojen muistilista


Itseäni hankintojen tekeminen jännitti alussa, koska ohjeita, dokumentteja ja sääntöjä tuntui olevan niin paljon. Pitää muistaa, mitkä ovat omat hankintavaltuudet ja milloin hankintapäätökselle pitää saada vahvistus ylemmältä taholta. Täytyy tietää, mistä löytyy löytyvät oman organisaation ajantasaiset puitesopimukset ja muistaa seurata sopimuskausien vaihtumista. Kun saa hankinnan tehtyä, kaikki asiakirjat täytyy osata tallentaa oikeisiin paikkoihin, jotta ne ovat liitettävissä mukaan esim. hankkeen maksatushakemuksiin. Paljon on siis muistettavaa, mutta ei kannata säikähtää tätä. Hankintaprosessit ovat siinä vaiheessa hyvinkin palkitsevia, kun lopulta kuljetusfirma saattaa pienemmän tai isomman paketin toimiston ovelle. Tosin ei työ tähän lopu, mutta se on jo toinen tarina.


Tässä alla onkin muutama vinkki kootusti kaikille hankintoja tekeville. Lista ei varmasti ole kattava, joten sitä saa kukin vapaasti täydentää:


  • Kartoita hankinnat tarpeet ajan kanssa ja selvitä yleistä markkinatilannetta. Tämä hankintaprosessin alkuvaihe vaikuttaa luultavasti eniten lopputulokseen.

  • Hyödynnä tarvekartoituksessa ja vaatimusmäärittelyssä mahdollisuuksien mukaan muita asiantuntijoita ja verkostojasi. Messut ja tapahtumat on myös hyvä mahdollisuus tutustua erilaisiin markkinoilla oleviin ratkaisuihin.

  • Jos mahdollista niin tee yhteistyötä varsinaisten hankinta-asiantuntijoiden kanssa. He toteuttavat hankintaprosesseja työkseen, joten voit säästää aikaa hyödyntämällä heidän osaamistaan. Erityisesti hankintaportaalit voivat alussa vaatia enemmän perehtymistä, jotta niiden käyttö muodostuu sujuvaksi.

  • Tunnista jo määrittelyvaiheessa, millaisia ylläpitokustannuksia hankintaan voi liittyä. Ostohinnan lisäksi jatkuvia kuluja voi syntyä esim. huolloista tai ohjelmistolisensseistä.

  • Lue tarjouspyynnöt useampaan kertaan ennen julkaisua. Joskus paperille tulostaminen voi auttaa havaitsemaan mahdolliset virheet paremmin.

  • Huomioi hankkeen rahoittajan ohjeet ja kertaa hankehakemusta säännöllisesti, esim. investointisuunnitelmien osalta.

  • Muista noudattaa myös oman organisaation hankintaohjeita ja aina voi pirauttaa kollegalle neuvoa kysyäkseen.

  • Tee hankintaprosessien dokumentointi alusta saakka huolellisesti, sillä luultavasti tarvitset jotakin kohtaa prosessista selvittää myöhemmin. Harva meistä muistaa yksityiskohtia enää muutaman viikon päästä.

  • Varaa koko hankintaprosessiin riittävästi aikaa. Huomioi esimerkiksi loma-ajat, hankintaprosessiin kuuluvat hallinnolliset työt, muiden henkilöiden esim. sopimuksien allekirjoittajien ja hankintapäätöksiä tekevien aikataulut.

 

Loppujen lopuksi oma kokemukseni on, että hankintaprosesseista ei kuitenkaan pidä tehdä liian vaikeita. Lakeja ja ohjeita noudattamalla hankinnoista hyvä tulee. Myös maalaisjärkeä saa käyttää. Maalaisjärkeä onneksi meiltä Pohjois-Karjalasta löytyy, koska aika monta hankintaa tässä on jo taplattu läpi kevään aikana. Ehkä kokemuskin alkaa vähitellen auttaa prosessin sujuvaa kulkua. Jokainen hankintaprosessi onkin nimittäin oppi seuraavaa kertaa varten.



Vitruve Encoder - lineaarianturi liikenopeuden, voiman, tehon ja kiihtyvyyden mittaamiseen esimerkiksi painonnostoliikkeissä.



Myös yhteistyön voimaa hankintojen toteuttamisessa ei kannata aliarvioida. Siksi onkin aika kiittää Mehtimäki-hankkeen hankintatiimin asiantuntijoita sekä muita kollegoja tämän kevään puristuksesta. Kiitos myös kaikille tarjouksia jättäneille toimittajille. Kannattaa pysyä kuulolla, sillä lisää kilpailutuksia luvassa syksyllä!



Blogitekstin on kirjoittanut investointihankkeen projektipäällikkönä toimiva Jaana Kurki Karelia-ammattikorkeakoulusta.

53 katselukertaa0 kommenttia

Viimeisimmät päivitykset

Katso kaikki

Comments


bottom of page